Een bemiddelingsgesprek verloopt via een vast patroon dat de mediator goed bewaakt. In het eerste gesprek wordt een mediationovereenkomst ondertekend, die de deelnemers vier tot vijf dagen vooraf hebben ontvangen.
De mediator hakt geen knopen door, maar begeleidt het proces waarin de deelnemers samen het conflict tot een voor hen goede oplossing trachten te brengen. De mediator heeft vooraf vrijwel geen informatie over het conflict. Dit maakt dat hij zonder vooroordeel en voorkennis met de deelnemers aan het mediationproces in gesprek gaat en kan onderzoeken wat er werkelijk speelt. Iedere mediator heeft zijn eigen werkwijze die ook afhankelijk is van de deelnemers.
In grote lijnen kunnen we het volgende aangeven:
- Mediator en deelnemers ontmoeten elkaar op hetzelfde moment voor een eerste gesprek.
- De mediator vraagt wie iedereen is en wie hij of zij eventueel vertegenwoordigt.
- Vervolgens wordt de overeenkomst tot mediation (zie hierboven) besproken en ondertekend.
- Dan krijgt elke deelnemer de gelegenheid om te vertellen wat er volgens hem aan de hand is en wat hij met mediation wil bereiken. Basisregels daarbij zijn dat deelnemers het verhaal vertellen zoals zij het zien en dat zij elkaar niet in de rede vallen. Het gaat erom dat ieders eigen verhaal zo goed mogelijk wordt verteld. Deze verhalen verschillen vaak, omdat ieders invalshoek, perspectief en beleving kan verschillen. Soms wil de mediator met deelnemers afzonderlijk praten. De mediator zal dan uitleggen waarom hij daarvoor kiest. In enkele situaties kan het zo zijn dat de mediator beurtelings meerdere gesprekken met deelnemers apart voert, maar meestal worden de gesprekken in aanwezigheid van beide deelnemers gevoerd.
- Het kan zijn dat men al in een eerste gesprek tot een oplossing komt en het kan zijn dat men in het eerste gesprek tot de conclusie dat mediation niet de geschikte methode is om het probleem op te lossen.
- Meestal worden er drie á vier gesprekken gevoerd, soms meer, afhankelijk van complexiteit van de problematiek.
Als duidelijk is waar het conflict precies om draait en als helder is geworden welke belangen er bij elk van de deelnemers spelen, begeleidt de mediator hen bij het zoeken naar een oplossing die voor allen aanvaardbaar is. De mediator stimuleert cliënten daarbij in het bedenken van zo veel mogelijk alternatieven.
Is die oplossing eenmaal gevonden, dan wordt schriftelijk vastgelegd hoe cliënten hun geschil zullen oplossen. Die afspraken worden dan vastgelegd in een (vaststellings-) overeenkomst, die door cliënten wordt ondertekend. Deze overeenkomst is juridisch bindend, dus cliënten moeten zich daaraan houden.
Het komt ook voor dat er voor een deel van het probleem een oplossing wordt gevonden, maar voor een ander deel niet. De bereikte oplossing wordt dan vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Het resterende deel van het probleem wordt dan op een andere manier opgelost.