Vertrouwenspersoon in kleine (christelijke) organisaties of kerkelijke gemeente?
Is dat nodig en hoe regel je dit?
De media raken er bijna niet over uitgepraat en elke dag zijn er nieuwe meldingen over (seksueel) grensoverschrijdend. Na de schokkende verhalen van #MeToo een aantal jaren geleden is er onlangs weer het nodige boven tafel gekomen.
Wat kunnen we, zonder te veroordelen doen om deze situaties te voorkomen en waar ze voorkomen ze zo goed mogelijk begeleiden in christelijke organisaties en in de kerk?
Onderstaand geven we, aan de hand van tien vragen, tips over het regelen van een vertrouwenspersoon in de kerk of christelijke organisaties in Nederland met betrekking tot ongewenst omgangsvormen (ongewenst gedrag) en integriteitskwesties.
Een veilige kerk en of christelijke organisatie ben je als:
- Jong en oud, man en vrouw respectvol met elkaar omgaan;
- Leiderschapsposities niet worden misbruikt;
- Het onrecht van (seksueel) misbruik bestreden wordt;
- Slachtoffers van misbruik zich gehoord en erkend weten.
- Integriteit bespreekbaar is.
Ongewenst gedrag dat je hebt gezien of zelf hebt ondervonden, maar ook vermoedens van ongeregeldheden met geld kunnen zomaar redenen zijn waarom leden van een kerk of organisatie behoefte hebben aan overleg met een vertrouwenspersoon.
Een vertrouwenspersoon is er als je een ‘niet pluis’ gevoel hebt over iets dat in de kerk of organisatie aan de orde is.
Hoe kom je als organisatie of kerk aan een vertrouwenspersoon en waar moet je op letten?
In de onderstaande 10 vragen willen we graag advies geven.
Wanneer heb je een vertrouwenspersoon nodig?
Als een werknemer van een organisatie lid van de kerk, commissie c.q. taakgroep of deelnemer aan een bepaalde activiteit met een situatie zit en dit niet (direct) met de leidinggevende wil of kan bespreken, kan hij/zij naar een vertrouwenspersoon gaan. Iedereen kan in hun taak te maken krijgen met ongewenste situaties, zoals grensoverschrijdend gedrag, bijv. intimidatie, agressie, pesten, ongewenste aanraking of (vermoeden van) een integriteitskwestie. Ook bepaalde humor kan ongewenst zijn, bijvoorbeeld wanneer dit gelinkt is aan afkomst, maatschappelijke status of geloofs- c.q. taakbeleving.
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is in de basis een luisterend oor. Iemand bij wie een deelnemer in een veilige omgeving zijn verhaal kwijt kan over ongewenste ervaringen. Ook kan de vertrouwenspersoon handvatten bieden voor mogelijke oplossingen. Of hij/zij daar gebruik van maakt, bepaalt diegene zelf. Een vertrouwenspersoon lost de problemen niet op. Wanneer de situatie daar aanleiding toe geeft, kan een vertrouwenspersoon extra taken hebben. Denk aan helpen bij het indienen van een klacht of doorverwijzen naar een specifieke instantie of hulpverlener.
Wat kan een vertrouwenspersoon betekenen:
- Medewerkers en of leden opvangen die te maken krijgen met ongewenst gedrag.
- Medewerkers en of leden adviseren over situaties met betrekking tot ongewenst gedrag.
- De melder van een klacht opvangen, begeleiden, adviseren en doorverwijzen.
- De melder ondersteunen en begeleiden bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en de behandeling daarvan.
- Nazorg verlenen aan de melder van ongewenst gedrag.
- Informatie en voorlichting geven aan medewerkers en of leden over hun rol binnen de organisatie.
- Een anonieme registratie bijhouden van klachten en meldingen en daarover jaarlijks rapporteren aan de (kerken)raad.
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Nee, het hebben van een vertrouwenspersoon is niet verplicht. Wel bevelen alle landelijke kerkgenootschappen elke gemeente aan een vertrouwenspersoon in te stellen. Een vertrouwenspersoon is er voor de hele gemeente, zowel voor degene die er werken (predikant, kerkelijk werker, koster), (kerken)raads-, commissie-, werkgroepsleden etc. als alle jonge en oude gemeenteleden.
Voor organisaties geldt dat volgens de Arbowet alle werkgevers verplicht zijn hun werknemers een veilige werkomgeving te bieden. Een vertrouwenspersoon is niet direct wettelijk verplicht, maar wel een goede manier om invulling te geven aan de wettelijke eis van een PSA-beleid (Psychosociale arbeidsbelasting.)
Situaties die besproken kunnen worden met de vertrouwenspersoon zijn bijvoorbeeld:
- Pesten
- Discriminatie
- Integriteitskwesties of een vermoeden daarvan
- Agressie en geweld
- (Seksuele) intimidatie/ ongewenste intimiteiten
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is de taak en verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatie en of (kerken)raad.
Heeft een vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?
Ja, een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Het gesprek dat een iemand met de vertrouwenspersoon heeft, is dan ook strikt vertrouwelijk. Het gesprek wordt niet met anderen gedeeld. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van degenen die zich meldt kan een vertrouwenspersoon de informatie delen. Intern heeft de vertrouwenspersoon ook het zogeheten verschoningsrecht en is hij niet verplicht mededelingen te doen over datgene dat hem is toevertrouwd, tenzij sprake is van een misdrijf. De vertrouwenspersoon moet zich verder houden aan de AVG-privacyregels.
Moet een vertrouwenspersoon lid zijn van je kerkelijke gemeente?
Nee, een vertrouwenspersoon hoeft niet perse werknemer van je organisatie of lid van je kerkelijke gemeente te zijn. Juist bij kleine organisaties en kerkelijke gemeenten past een externe vertrouwenspersoon vaak beter. Je kunt dan een vertrouwenspersoon inhuren. Wordt er gekozen voor een interne vertrouwenspersoon, dan is dat vaak een extra rol die deze persoon naast zijn eigen functie heeft. In kerkelijke gemeenten waar de functie van vertrouwenspersoon gekoppeld is aan de predikant c.q. voorganger of (kerken)raadslid of dat er veel onderlinge familiebanden zijn kan de drempel naar een vertrouwenspersoon hoog kan zijn. We kennen ook de externe vertrouwenspersoon die verder van de organisatie af staat en daardoor onafhankelijker is. Wees ervan bewust dat de meldingsbereidheid een stuk hoger ligt bij een onafhankelijke externe vertrouwenspersoon in vergelijking met een interne vertrouwenspersoon.
Combinatie van intern en extern vertrouwenspersoon
Een organisatie of kerk kan ook kiezen voor een combinatie van zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Hiermee krijgen de betrokken een keuze naar wie zij toestappen, waardoor de drempel verder wordt verlaagd. Daarbij is het prettig voor beide vertrouwenspersonen om elkaar op te zoeken om te sparren en te overleggen. Wanneer een vertrouwenspersoon een melding niet kan oppakken vanwege verstrengeling van de andere functie of privézaken, kan de andere persoon de melding overnemen.
Mag een deelnemer een interne vertrouwenspersoon weigeren?
Ja, een deelnemer mag een interne vertrouwenspersoon weigeren. Zeker bij kleinere organisaties of kerkelijke gemeenten kan het, simpelweg omdat er minder mensen deelnemen, voorkomen dat iemand juist met de vertrouwenspersoon problemen ervaart, bijvoorbeeld wanneer de hulpvrager geen vertrouwen heeft in de onafhankelijkheid van de interne vertrouwenspersoon of dat er belangenverstrengeling kan ontstaan. In zo’n geval is het hebben van een externe vertrouwenspersoon een goed alternatief.
Opmerking: Predikanten/ voorgangers hebben in veel gevallen ook een rol als vertrouwenspersoon. Dan zal een vertrouwenspersoon voor hen eerder als adviseur dienen. Maar de vertrouwenspersoon kan ook de taak van Vertrouwenspersoon van een predikant overnemen. Dat kan bijvoorbeeld wanneer een predikant op de één of andere manier bij een casus betrokken is en hij verwacht dat hij geen onafhankelijke positie kan innemen, of als een melder liever iemand spreekt die meer “op afstand” van het dagelijks gemeenteleven staat.
Waar moet een vertrouwenspersoon aan voldoen?
De vertrouwenspersoon heeft kennis van:
- Relevante (sociale) wetgeving en theologische (pastorale)
- Inzicht en kennis Individuele en groepsprocessen die spelen bij ongewenst gedrag of integriteitsschendingen
- Kerkelijke- en organisatie structuren / culturen
Daarnaast heeft de vertrouwenspersoon de volgende kwaliteiten:
- Levenservaring
- Kan zich in anderen inleven
- Is zich bewust van gevoeligheden binnen een organisatie
- Evenwichtige persoonlijkheid
- Kan reflecteren op het eigen gedrag en dat van de ander
- Kan omgaan met vertrouwelijke informatie
- Kan omgaan met weerstand
- Is in staat om zich onafhankelijk op te stellen
- Snapt hoe organisaties werken
- Heeft voelsprieten voor interne (machts)verhoudingen
- Is toegankelijk en bereikbaar
- Is bereid tot regelmatig overleg met collega-vertrouwenspersonen
- Kan uitstekend mondeling en schriftelijk communiceren
- Is een fijne gesprekspartner
- Kan goed adviseren
- Een diploma van een relevante opleiding die geaccrediteerd is door de LVV is geen vereiste, maar toont wel aan dat iemand de juiste kennis heeft.
Hoe regel ik een vertrouwenspersoon?
Een organisatie of (kerken)raad kan zelf een vertrouwenspersoon zoeken en hiervoor intern een vacature uitzetten. Of (aanvullend) een externe vertrouwenspersoon zoeken en aanstellen. Je kan als organisatie of (kerken)raad ook per situatie een professionele vertrouwenspersoon inhuren via een landelijke (kerkelijke) organisatie of zelf een externe vertrouwenspersoon uitzoeken vanwege een specifiek kenmerk, zoals locatie.
Wat kost een externe vertrouwenspersoon?
De kosten van een externe vertrouwenspersoon kun je op verschillende manieren berekenen.
Het kan via een jaarabonnement waarbij het aantal ingezette uren dan dus niet leidend is voor het tarief. Een gemiddeld jaarabonnement kost tussen de € 300 en €1700. De prijs van het jaarabonnement is vaak afhankelijk van het werknemers van de organisatie of leden van de kerkelijke gemeente. Het verschilt per vertrouwenspersoon welke taken in een abonnement zitten, het is aan te bevelen dit goed vast te leggen zodat er voor geen van de partijen verrassingen ontstaan. Er kan ook gekozen worden voor een instaptarief waarin afspraken vastgelegd worden over algemene taken, zoals voorlichting aan alle leden en een risicoanalyse. Daarnaast kan dan gewerkt worden met facturering per ingezet uur.
Hoe komt een werknemer van de organisatie of lid van een kerkelijke gemeente in contact met de vertrouwenspersoon?
Als organisatie of (kerken)raad stel je alle medewerkers of leden (jong en oud) op de hoogte dat er een vertrouwenspersoon is, hoe ze deze kunnen bereiken en wat de beschikbaarheid is. Uit onderzoek van het ministerie SZW blijkt dat de bekendheid, beschikbaarheid en bereikbaarheid van een vertrouwenspersoon niet altijd duidelijk is. Aan te bevelen is om de informatie over de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon daarom veelvoudig op verschillende plekken te vermelden.
Deel het doel en de naam en contactgegevens van de vertrouwenspersoon bijvoorbeeld:
- Bij toetreding als werknemers of vrijwilliger lid c.q. gast
- Door vermelding van de contactgegevens op een vaste plek in de periodieken /gemeentegids etc. en op het intranet / website
- Hang een poster in centrale ruimtes zoals koffieruimte, kantoor en jeugdruimtes
- Leg flyers op diverse plaatsen en stel ze beschikbaar aan werknemers c.q. leden.
Herinner de medewerkers binnen de organisatie en leden van de kerk daarnaast regelmatig aan de rol van de vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld via een post op intranet of per email. Zo voorkom je dat medewerkers van organisatie en of leden van de kerkelijke gemeente de mogelijkheid om naar een vertrouwenspersoon te gaan missen en vastlopen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen via :
jan@eenheidgeeftkracht.nl
0615486501